Se você quer saber quais são os 7 passos que devem ser implementados na sua empresa para que a gestão de pessoas seja feita com base em uma cultura forte, continue aqui.
Hoje eu vou falar sobre qual é o Framework de gestão da Base Viral e como fazemos para ter baixo turnover, atrair talentos e dar clareza para os colaboradores sobre:
O que eles precisam fazer;
O que eles precisam melhorar;
O que fazer para diminuir as reclamações;
Como criar uma cultura forte e respeitada;
Bom, nas minhas andanças pelo Brasil ao fazer Workshops, dar palestras, falar com os meus clientes, participar de eventos, Masterminds, grupos de empresários… Eu consegui perceber que existe uma dor comum de gestão entre os empresários, isso independente do tamanho das empresas.
É claro que empresas menores tem um grupo de problemas mais comuns entre eles, assim como empresas maiores tem outros problemas comuns. Porém, essas coisas acabam se repetindo.
Todo empresário tem algum tipo de problema com gestão de pessoas. Todo empresário tem algum tipo de problema com gestão de prioridades, de projetos e de rotina. Todo empresário tem algum tipo de problema com a cultura empresarial.
Não é que a Base Viral seja a melhor empresa do Brasil ou a empresa mais bem gerida, mas eu acredito que nós conseguimos identificar alguns passos ao longo dos últimos anos.
Nos tornamos uma empresa Great Place To Work, uma das melhores empresas do Brasil para se trabalhar, somos uma empresa remota cuja cultura é forte, temos baixo turnover, ou seja, poucos colaboradores pedem para sair, temos colaboradores que conseguem ter qualidade de vida praticando esportes, separando tempo de lazer… então eu vou explicar para você como que eu, Rodrigo Noll, enquanto CEO desta empresa, sentado nesta cadeira até o momento, consegui fazer para criar isso tudo.
Primeiro de tudo, o fundamento principal e básico da filosofia de gestão da Base Viral é:
“Se você falou e não escreveu, você não falou.”
Simples assim. Em gestão, se você falou e não escreveu, você não falou. É isso mesmo. Nós, profissionais sêniors, muitas vezes nos esquecemos das coisas. Agora imagina nossos colaboradores juniores, plenos ou aqueles que estão ali começando carreira.
A vida hoje é muito corrida, é muita informação e acabamos nos esquecendo das coisas. É normal isso acontecer! E digo mais: muitos empresários chegam até mim com reclamações do tipo: “Rodrigo, eu preciso repetir as coisas para os meus colaboradores e não aguento mais. Eu preciso fazer as pessoas entenderem. Falo de novo e de novo, de novo…”
Sabe qual é a minha resposta? Minha resposta é “Ok, mas qual é a sua dúvida?” Os seres humanos aprendem por repetição. Repetir as coisas para os seres humanos, nossos colaboradores, é uma das partes do nosso trabalho de gestor.
Talvez seja a parte chata desse trabalho, mas todo trabalho tem partes boas e partes chatas. Nós somos adultos e adultos fazem o que precisa ser feito. Se precisar, nós repetimos.
Agora, se você tiver uma gestão um pouquinho mais estruturada como a que eu vou te explicar aqui, eu acredito que você pode conseguir ter mais sucesso nisso.
Dito isso, que o fundamento é escrever as coisas, eu vou falar para você agora quais são as 7 ferramentas de gestão que nós utilizamos aqui na nossa empresa e que foram responsáveis por essas realizações.
1. Onbording em formato de aula
Quando recebo um colaborador aqui na empresa eu não uso o meu tempo e as minhas horas para fazer treinamento desse colaborador, nem as horas do gestor.
Geralmente os treinamentos que eu dou para meus colaboradores atuais são todos gravados, certo? Essas gravações servem para os meus novos colaboradores e alguns desses treinamentos fazem parte do meu processo de onboarding.
Então quando um novo colaborador está chegando, ele vai receber uma lista de X links e treinamentos para assistir e essa lista tá lá pronta. A pessoa recebe em determinadas partes, claro. Eu não entrego tudo de uma vez.
Porém, o pulo do gato não é somente a pessoa assistir, certo? Nós sabemos que os seres humanos aprendem 10% se eles só leem, 20% se eles leem e anotam, 30% se eles leem, anotam e falam, mas eles aprendem 90% quando eles precisam ensinar aquilo para alguém.
Então todo onboarding na nossa empresa acaba com uma aula do colaborador. Essa aula ele faz para mim. Eu não estou preocupado se aquela aula vai ter uma didática maravilhosa, eu só quero saber se o conteúdo foi absorvido por aquele colaborador.
Portanto, no processo de onboarding, esse é o único momento que eu participo. Eu uso uma hora da minha agenda para assistir essa aula.
E eu posso dar o “OK” para essa pessoa ou posso muitas vezes pedir para que ela volte e estudo algum conteúdo específico porque eu senti que não teve a profundidade necessária.
Você empresário não tem noção do quanto isso melhora a nossa vida. A pessoa vai entrar na empresa já acima da média e isso faz com que ela consiga crescer muito mais rápido.
2. Livro de cultura
Eu acho que cultura é um termo que ficou assim muito estigmatizado. O que é cultura?
Na minha visão mais prática e minimalista, cultura é o jeito de fazer as coisas.
Qual é o jeito que eu gostaria que as pessoas trabalhassem na mesma empresa?
Um belo dia eu escrevi numa folha de papel todas as coisas que eu gostaria que meus colaboradores fizessem ou coisas que os colaboradores fazem que eu gosto e que eu acho que dá certo. Assim como todas as coisas que eu gostaria que os colaboradores não fizessem, coisas que eles fazem que eu não gosto, que ao meu ver, não dá certo e gera prejuízo ou já baixou o resultado.
Escrevendo isso tudo eu consegui juntar o que hoje são os 7 valores da Base Viral. Inclusive, o livro de cultura com esses valores está disponível para download. É só clicar aqui que você consegue baixar.
Isso é o jeito que você quer que as pessoas trabalhem. Só que para você ter uma cultura forte, você precisa escrever, você precisa documentar. Caso contrário, as pessoas agem conforme elas mesmas querem. E se você precisar ficar repetindo, isso não acontece de uma forma inteligente.
Quando você escreve, documenta e faz as pessoas saberem que aquela cultura existe, você consegue ter ali um pouco mais de unidade na forma das pessoas trabalharem e como implementar cultura no dia a dia.
“Mas Rodrigo, como é que tu tem uma empresa remota e a tua empresa, sendo remota, tem cultura forte? Eu não consigo entender isso!”. Pessoal vamos combinar: beber cerveja no escritório é um jeito de fazer cultura, ok? Existem outros jeitos de fazer cultura.
Cultura é repetição.
Cultura é feedback.
Cultura é correção de rota.
Então se algum colaborador seu age de uma forma que você não gostaria, você deve dar um feedback: “olha, conforme a nossa cultura, eu gostaria que você agisse dessa forma.”
Repetição, repetição, repetição.
Puxe os elementos da cultura no teu dia a dia. Ao tomar uma decisão, responda da seguinte forma: “seguindo o valor tal, eu faria da seguinte forma” e aí você vai incorporando essa cultura. O mais importante é você garantir que a sua liderança, seus gerentes, sejam bons em repetir a cultura da sua empresa e em replicar, divulgar e desenvolver. É assim que se cria Cultura.
3. Rotina de gestão pública
Eu não consigo entender como existem empresários e gestores que tem reuniões sem padrão. Isso faz com que você tenha excesso de reuniões.
Eu brinco com os meus colaboradores que eu sou contra reuniões. “Não me convidem. Se vocês me convidarem, eu não vou aparecer.”
Obviamente é uma brincadeira. Eu acho que a gente tem que ter uma eficiência na agenda de gestão de reuniões. Quando a gente para e analisa, tá todo mundo com um milhão de reuniões marcadas, tá todo mundo sobrecarregado e ninguém tem mais tempo para trabalhar.
Então eu acredito que a gente deve ser minimalista ao agendar nossas reuniões e que essa agenda deve ser pública e rotineira. Lá na Base Viral nós temos determinadas agendas de gestão: dailys, reuniões semanais, reuniões de feedbacks… essas são fixas e específicas. Isso está na agenda e todo mundo sabe delas. Em algumas reuniões que não sejam de feedbacks, eu permito que pessoas de outras áreas entrem como ouvinte, isso faz com que as pessoas tenham um pouco mais de alinhamento e faz com que o colega respeite e valorize um pouco mais o trabalho do colega ao lado.
Também temos reuniões de fechamento de mês, nas quais os gestores apresentam seus projetos e todos ficam alinhados e bem informados em relação.
Evite excesso de reuniões. Para qualquer coisa tem que marcar uma reunião. Isso faz com que as pessoas fiquem estafadas, cansadas, desanimadas demais.
Crie a sua rotina, a rotina que funciona para vocês e fixe. Deixe isso funcionar e deixe as pessoas saberem disso.
4. Indicadores centralizados
O que mais acontece nas empresas é o que eu chamo de “catação de milho de link”.
“Onde está o link? Cadê o documento? Eu fiz nessa pasta mas não tá lá.” Me manda, não achei…”
Vira uma confusão generalizada. Então resolva isso, gestor. Você é o responsável por cada departamento.
Na Base Viral tem apenas 1 link e é nele que estão 100% dos dados, processos e informações relevantes de cada setor. É um documento central. Se está lá, eu acredito que seja verdade e exista. Se não está lá, não existe.
É aquele documento que importa para mim. Encerra essa catação de milho de links. É uma confusão que gera retrabalho interno entre as pessoas. Você pode fazer um link de uma planilha para ter seus dados e pode fazer um link de um playbook, por exemplo, para ter seus processos.
Pronto. Isso resolve muitos problemas diários. É claro que se tiver rascunho, projeto de desenvolvimento, ações, etc… as pessoas podem fazer separadamente. Porém, quando é oficial e vai para a gestão social tem que ser em um só lugar.
5. Metas trimestrais
Exatamente. A maior parte dos colaboradores não sabe para onde empresa tá indo, o que se precisa fazer, quais são os objetivos, as metas. Muita gente acorda pensando só no dia.
Trabalhando de hoje para hoje. De semana para semana. No máximo de mês para mês. É muito difícil você realizar grandes coisas ou ter tempo de conseguir gerenciar prioridades quando a sua rotina acontece dessa forma.
Desta forma, a minha sugestão é que você tenha, no mínimo, trimestralmente os seus grandes objetivos.
Veja: eu não estou dizendo que você precisa fazer um planejamento estratégico de 5 anos. Não. Eu acho que você pode ter uma visão um pouquinho mais adiantada de 3 meses aí.
Então áreas que funcionam com metas numéricas: marketing, vendas, pré-vendas, você pode trabalhar com metas trimestrais. Os bônus, comissões… podem ser mensais.
Agora, se você tem uma visão um pouco mais ampla, o seu time consegue saber onde a empresa quer chegar. Áreas de projeto, como financeiro, CS (customer success), atendimento… às vezes até alguma parte do marketing também, você trabalha com projetos trimestrais.
O mais importante é que essas áreas de projetos tenham um critério tão quantitativo quanto áreas que trabalham com metas para serem avaliadas.
O projeto foi entregue e teve o resultado? Nota X
O projeto foi entregue mas não teve resultado? Nota Y
O projeto foi parcialmente entregue? Nota Z
O projeto nem iniciou?
E assim por diante.
O briefing de cada objetivo é extremamente relevante para que você consiga fazer uma avaliação e uma pontuação trimestral das pessoas.
É com essa informação que eu decido quem eu promovo e quem eu demito.
6. PDI
Na minha opinião este é o item mais importante. É o item que lida com pessoas.
Se você não entende de pessoas, você não entende de negócios.
Seus funcionários são pessoas.Seus clientes são pessoas. Seus fornecedores são pessoas.
É por isso que eu crio um PDI, plano de desenvolvimento individual.
Basicamente é um feedback formalizado escrito trimestralmente. Eu sento com cada um dos colaboradores que reportam diretamente para mim e eu escrevo para elas o seguinte:
O que eu preciso que elas comecem a fazer;
O que eu preciso que elas parem de fazer;
O que eu preciso que elas façam mais;
E o que eu preciso que elas continuem fazendo.
Sendo assim, o meu PDI é dividido nessas quatro categorias. Eu escrevo para a pessoa, a pessoa me dá uma autoavaliação. Eu avalio isso em uma reunião de uma hora, uma hora e meia.
Isso tudo fica em uma folha que precisa ser documentada. Pode ser enviado por e-mail, por Whatsapp… mas precisa ser escrito e enviado. Lembre-se: se você falou e não escreveu, você não falou.
Assim que essa reunião se encerra, eu já envio o convite da próxima reunião, que acontece após 3 meses. Isso faz com que a pessoa tenha aquela sensação de que ela vai precisar fazer uma entrega.
É sua responsabilidade lembrar a pessoa daquilo. As pessoas esquecem e você já sabe disso então seja responsável por lembrar.
Então o item anterior, que são as metas, somadas ao PDI, quando a pessoa vai se desenvolvendo, eu utilizo para tomar decisões.
“Será que essa pessoa está indo bem?” Não só na performance, mas também na cultura, que é o método de avanço do PDI, ou “será que ela tá mandando mal?” e com base nisso eu eu decido promover ou demitir, como eu disse.
7. Playbook minimalista
Todo e qualquer processo, toda e qualquer forma de atuação, toda e qualquer pergunta que já te fizeram, toda e qualquer dúvida que já tiraram, todo e qualquer erro que você já teve que corrigir e você deu a orientação, escreva!
Pegue uma folha, um documento, um Google Drive… o que você quiser. Escreve.
Vai escrevendo, escrevendo, escrevendo e quando você olhar, você criou um playbook.
O playbook é a forma que você gostaria que as pessoas trabalhassem.
Você empresário é responsável por dizer qual é a forma que você quer que os seus colaboradores trabalhem. Então a primeira versão desse documento é você quem deve escrever.
As pessoas não tem isso embutido na mente da mesma forma que você tem, com o mesmo grau de detalhamento que você tem. Então é um erro você dar uma orientação para uma pessoa e não anotar isso em nenhum lugar.
Vai chegar um dia que você vai ter que dar de novo a mesma orientação e até para a mesma pessoa. Ela vai esquecer e com isso começam os problemas internos das operações.
Então todo novo colaborador na nossa empresa tem acesso aos treinamentos e ao playbook e ele já chega sabendo como as coisas funcionam.
É seguindo esses passos que você conseguirá ter uma gestão como a da Base Viral na sua empresa.
Se você interesse em se aprofundar mais em como aplicar o modelo de gestão da Base Viral. Eu decidi criar uma experiência onde eu vou abrir a caixa preta da nossa filosofia de gestão e ajudar a aplicar no seu negócio.
Mas é apenas para 12 empresários… e justamente pela natureza de ser algo seleto e personalizado eu tenho um time que está à disposição agora pra te explicar nos detalhes como vai funcionar
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