Muitos gestores ou empresários se sentem assim porque não conseguem simplificar os processos, delegar as demandas e facilitar a sua vida e a vida dos colaboradores.
No conteúdo de hoje, eu trouxe 5 práticas que podem te nortear para evitar sobrecarga de trabalho, cansaço físico e mental.
Não ter processos bem definidos, não ter uma cultura forte e não ter uma gestão eficiente pode fazer com que você sinta que trabalha, trabalha, trabalha e não vê resultados e produtividade.
Antes de começarmos, quero te pedir pra pegar uma caneta e um papel para anotar isso que vamos conversar aqui.
São técnicas e ações que eu executei dentro da minha empresa e que você precisa começar a colocar em prática o quanto antes.
Porém, se você só ouvir e não tomar nota, não vai resolver, ok?
Então vamos começar!
Primeira dica: CRIE UM PLAYBOOK.
Um playbook é um documento em que ficam descritos todos os processos, informações, dados e passo a passo de todas as atividades pertencentes a uma equipe ou a um setor.
Então por exemplo: minha equipe de marketing tem um playbook, a equipe de vendas tem outro playbook, o financeiro tem outro…
No playbook de marketing fica registrado tudo o que um colaborador que faz parte da equipe de marketing precisa fazer. Pode ser um head, um redator, designer, copywriter… qualquer um deles.
Tudo o que está relacionado ao marketing está lá.
Dúvidas, acessos, passo a passo detalhado, absolutamente tudo.
E qual a finalidade do playbook?
Ele serve para simplificar a vida dos gestores e dos heads de cada equipe.
Sempre que chega um colaborador novo, após todo o onboarding dele, é claro, ele começa a trabalhar na prática. Neste momento é natural surgirem dúvidas e ser necessário um guia para que ele não se perca.
Com o playbook ele consegue entender exatamente o que precisa ser feito, como: quanto tempo aproximadamente ele demora e com quem ele pode ou deve falar sobre aquela demanda.
Ele não precisa parar o que está fazendo, chamar o head da equipe, o head também parar o que está fazendo, eles marcarem uma call para aí sim a explicação começar.
No playbook já tem tudo detalhadamente.
O playbook é criado com o tempo. Não ache que você vai fazer o seu de um dia para o outro porque demora. Ele precisa ser feito com atenção e sim, dá trabalho. Porém, vai te dar trabalho apenas uma vez, não vai ser sempre que um colaborador novo entra.
Entendeu a diferença?
A dica que eu te dou é: sempre que um processo for feito, anote o passo a passo no playbook. E isso deve ser feito com todos os processos de todas as demandas.
Assim o playbook vai ficando completo e sempre que surgir uma demanda nova, é acrescentada no arquivo.
A segunda técnica que eu uso para não me sentir sobrecarregado é: NÃO FAÇA REUNIÕES DESNECESSÁRIAS.
O que eu quero dizer com “reuniões desnecessárias”?
Bom, vamos supor que surgiu uma dúvida. O que a equipe faz para resolver? Marca uma reunião.
Um colaborador quer comunicar alguma coisa corriqueira, marca uma reunião.
Você e sua equipe precisam entender que quando uma call é marcada, quando vocês enviam um convite comunicando o horário daquela reunião, as pessoas reservam aquele intervalo.
Elas param o que estão fazendo para entrar na reunião.
Se vocês marcam reunião para absolutamente tudo, ficam em várias reuniões por dia, por semana, vocês deixam de fazer outras coisas, concordam?
Não tem necessidade disso.
Tempo é dinheiro.
Deixem as reuniões apenas para o que realmente é necessário.
Dessa forma você poupa o seu tempo e o tempo de todos os seus colaboradores.
3ª prática e essa você deve começar o quanto antes: CRIE UMA CULTURA FORTE, RESPEITADA E BEM DEFINIDA.
Mesmo a Base Viral sendo uma empresa remota, nossa cultura é conhecida por ser forte, respeitada, bem definida e com alinhamento entre os colaboradores.
Isso acontece porque desde o momento da entrevista, eu deixo claro quais são os nossos valores e como trabalhamos com eles no dia a dia.
Quando um colaborador entra, ele já chega sabendo que aquilo é seguido à risca e sem esforço por todos.
Além disso, temos um livro de cultura em que estão nossos 7 valores e como trabalhamos eles na nossa rotina.
Eu envio esse livro para todas as pessoas que entram na nossa equipe.
Inclusive, se você quer ter acesso aos nossos valores, você pode baixar este livro. É só clicar aqui que você vai ser direcionado para o download gratuito.
A quarta dica que eu tenho que vai te ajudar a se sentir menos sobrecarregado é: CONTRATE BONS PROFISSIONAIS E SAIA DA FRENTE DELES.
Isso mesmo. Saia da frente deles. Deixe eles trabalharem. Deixe eles aprenderem. Deixe eles executarem o que precisa ser executado.
Confie na sua contratação e na supervisão dos heads da sua empresa. Pare de querer fazer tudo.
Dentro dessa dica eu abro espaço para 3 ações que precisam estar alinhadas em relação aos ótimos profissionais que você está contratando:
Defina a tarefa;
Defina o responsável;
Defina o prazo;
Com 3 coisas bem definidas e alinhadas, o trabalho de todo mundo fica mais leve e prático.
Lembre-se: quando se contrata bons profissionais, o turnover cai e você tem uma equipe com o mesmo fit cultural que o da empresa.
A última prática é: FAÇA UMA GESTÃO COM OKR’S.
“Rodrigo, o que é OKR?”
Objective and Key Results. Em português significa: objetivos e resultados-chave.
Os OKRs são as metas que cada equipe tem, e na Base Viral nós trabalhamos com metas trimestrais. Então os OKRs são elaborados para serem concluídos dentro de 3 meses.
Primeiro nós definimos os objetivos e depois as tarefas que precisam ser executadas para que o objetivo seja atingido.
Depois disso nós analisamos quem será o responsável por aquele KR e estipulamos as datas de entregas.
Existem OKRs que são mais simples e outros mais complexos. Os prazos servem para nortear e principalmente organizar as demandas. Terão coisas que serão entregues em alguns dias ou semanas e outras atividades que vão demorar quase os três meses para serem finalizadas.
Por isso é importante organizar certinho as datas também. Não focar somente na tarefa em si.
Sem contar que colocando todos os objetivos e tarefas em uma planilha com acesso de todo o time, o head não precisa ficar checando e nem cobrando os membros da equipe.
A responsabilidade é de cada um.
Então vamos resumir para ver se você anotou todas as práticas?
Crie um playbook;
Evite reuniões desnecessárias;
Crie uma cultura forte, respeitada e bem definida;
Contrate bons profissionais e saia da frente deles;
Faça uma gestão com OKRs;
Essas são as 5 ações que você deve começar a colocar em prática o quanto antes aí na sua empresa se você quer se sentir menos sobrecarregado.
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